Właściciele mieszkań często wiedzą, że ich budynkiem „zajmuje się zarządca”, ale niewiele osób potrafi powiedzieć, jakie dokładnie są obowiązki zarządcy nieruchomości. Tymczasem od tego, jak zarządca wykonuje swoją pracę, zależą koszty utrzymania budynku, stan techniczny części wspólnych i spokój mieszkańców. W tym artykule wyjaśniamy, czym zajmuje się zarządca wspólnoty mieszkaniowej, czym różni się od administratora i zarządu wspólnoty oraz na co zwrócić uwagę w umowie o zarządzanie nieruchomością.
Kim jest zarządca nieruchomości?
Zarządca nieruchomości to osoba lub firma, której właściciele powierzają prowadzenie spraw budynku. We wspólnocie mieszkaniowej najczęściej dzieje się to w formie tzw. zarządu powierzonego: właściciele podejmują uchwałę i zawierają umowę, na podstawie której zarządca przejmuje bieżące sprawy nieruchomości wspólnej. Obowiązki zarządcy nieruchomości wynikają więc przede wszystkim z tej umowy i z przepisów ustawy o własności lokali. Czym w ogóle jest zarządzanie nieruchomością, wyjaśniamy w artykule na czym polega zarządzanie nieruchomościami.
Warto wiedzieć, że od 2014 roku zawód zarządcy nieruchomości jest zderegulowany, a państwowa licencja zarządcy nieruchomości nie jest już wymagana. Zarządca musi natomiast posiadać obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania. Dlatego przy wyborze firmy warto zapytać o polisę OC i doświadczenie, a nie tylko o licencję.
Obowiązki zarządcy wspólnoty mieszkaniowej
Zakres obowiązków zarządcy wspólnoty mieszkaniowej zależy od umowy, ale w praktyce obejmuje kilka głównych obszarów.
1. Obowiązki administracyjne i formalne
- reprezentowanie wspólnoty przed urzędami, bankami i dostawcami mediów,
- prowadzenie dokumentacji nieruchomości i ewidencji właścicieli lokali,
- zawieranie i nadzorowanie umów z dostawcami usług (prąd, woda, wywóz odpadów, sprzątanie, ubezpieczenie),
- przygotowywanie projektów uchwał i organizacja zebrań wspólnoty.
2. Obowiązki finansowe
Do najważniejszych obowiązków zarządcy nieruchomości należy dbanie o finanse wspólnoty. Zarządca nalicza zaliczki na koszty zarządu, rozlicza media, pilnuje terminów płatności, przygotowuje plan gospodarczy na kolejny rok i sprawozdanie z poprzedniego. W wielu wspólnotach zarządca prowadzi lub nadzoruje także księgowość wspólnoty oraz windykację zaległości.
3. Obowiązki techniczne
Zarządca odpowiada za to, by budynek był bezpieczny i sprawny. Organizuje obowiązkowe przeglądy (m.in. roczne i pięcioletnie), zleca naprawy i konserwacje, nadzoruje remonty oraz reaguje na awarie. W praktyce zarządca współpracuje z konserwatorem i firmami serwisowymi, a jego zadaniem jest dopilnowanie, by prace były wykonane terminowo i za rozsądną cenę. Więcej o tym obszarze przeczytasz na stronie obsługa techniczna nieruchomości.
4. Utrzymanie porządku i części wspólnych
Obowiązki zarządcy nieruchomości obejmują również nadzór nad czystością klatek schodowych, garaży i terenu wokół budynku, utrzymaniem zieleni i odśnieżaniem. Zarządca wybiera wykonawców, kontroluje jakość ich pracy i reaguje na zgłoszenia mieszkańców.
5. Kontakt z mieszkańcami
Dobry zarządca jest dostępny dla właścicieli lokali: przyjmuje zgłoszenia, odpowiada na pytania, informuje o planowanych pracach i zmianach w opłatach. To często obszar, który najmocniej wpływa na ocenę zarządcy przez mieszkańców.
Zarządca a administrator – czym się różnią?
Pojęcia „zarządca” i „administrator” często są używane zamiennie, ale nie oznaczają tego samego. Zarządca nieruchomości podejmuje decyzje w zakresie powierzonym mu przez wspólnotę i odpowiada za całościowe prowadzenie spraw budynku: finanse, umowy, plan gospodarczy i reprezentowanie wspólnoty. Administrator skupia się na bieżącej obsłudze nieruchomości: pilnuje porządku, zgłasza usterki, nadzoruje prace techniczne i jest „na miejscu”, gdy coś się dzieje.
W wielu firmach oba zakresy łączy jedna umowa, dzięki czemu wspólnota ma jednego partnera do wszystkich spraw. Tak działa m.in. administracja budynków w Krakowie prowadzona przez QBUD.
Zarząd wspólnoty a zarządca
W dużej wspólnocie mieszkaniowej (powyżej trzech lokali) właściciele wybierają zarząd, czyli jedną lub kilka osób, które kierują sprawami wspólnoty. Zarząd może prowadzić sprawy samodzielnie albo powierzyć je profesjonalnemu zarządcy. W pierwszym przypadku cała odpowiedzialność i praca spoczywa na członkach zarządu, często wykonujących ją po godzinach. W drugim zarządca przejmuje obowiązki operacyjne, a wspólnota zachowuje kontrolę przez uchwały, zebrania i coroczne sprawozdania.
Umowa o zarządzanie nieruchomością – na co zwrócić uwagę?
Umowa o zarządzanie nieruchomością to dokument, który określa, jakie obowiązki zarządcy nieruchomości faktycznie przyjmuje firma. Przed jej podpisaniem warto sprawdzić:
- dokładny zakres usług (czy obejmuje księgowość, obsługę techniczną, windykację, organizację zebrań),
- sposób i częstotliwość raportowania do wspólnoty,
- wysokość wynagrodzenia i to, co jest w nim zawarte,
- czas reakcji na awarie i dostępność zarządcy,
- warunki i okres wypowiedzenia umowy,
- ubezpieczenie OC zarządcy.
Jak sprawdzić, czy zarządca dobrze wykonuje swoje obowiązki?
Dobrze działający zarządca to taki, przy którym mieszkańcy wiedzą, na co idą ich pieniądze. Sygnały, że obowiązki zarządcy wspólnoty mieszkaniowej są wykonywane prawidłowo, to m.in.: terminowe sprawozdania i plany gospodarcze, regularne przeglądy budynku, szybka reakcja na zgłoszenia, przejrzyste rozliczenia mediów i brak „niespodzianek” w opłatach. Jeśli tego brakuje, wspólnota może podjąć uchwałę o zmianie zarządcy. Jak to zrobić krok po kroku, opisujemy w artykule jak zmienić zarządcę nieruchomości.
Jak pracujemy w QBUD Administracja?
QBUD Administracja działa na krakowskim rynku od 2004 roku. Specjalizujemy się w obsłudze wspólnot mieszkaniowych, w tym nowo powstałych wspólnot przejmowanych od deweloperów. Przejmujemy wszystkie obowiązki zarządcy nieruchomości: od formalności i finansów, przez obsługę techniczną, aż po kontakt z mieszkańcami. Sprawdź, jak wygląda nasze zarządzanie nieruchomościami w Krakowie, lub skontaktuj się z nami.